Dans les coulisses d’une grande convention

Séminaire Mary Kay 2020

De nombreuses petites mains permettent aux congrès et conventions organisés en Colombie d’atteindre des standards élevés de qualité. La préproduction et le montage de cet événement de beauté et de soins féminins permet de reconnaître le travail fournit par ce précieux capital humain.

Asistentes al seminaria Mary Kay 2020 disfrutando en el centro de convenciones Ágora — Foto por Alejandra Mar

Bogota reçoit une grande quantité de congrès et conventions. La ville possède des espaces complètement équipés et de grande capacité. À l’intérieur de ces structures, des milliers de personnes convergent chaque jour, unis autour d’une activité ou d’un rêve commun. Autour d’eux, des centaines d’autres personnes travaillent pour faire de ces rêves des réalités. Un matin ensoleillé de février, alors que la ville bouge à un rythme effréné, le Palais des congrès Ágora prépare le séminaire Mary Kay 2020.

À seulement 24 heures du grand début, Silvia Gomez, responsable des événements spéciaux et des récompenses Mary Kay, circule parmi les membres de l’équipe de montage. Au premier étage, vingt-deux personnes travaillent sur un groupe de panneaux imprimés dans les couleurs de la marque de maquillage et de beauté. À quelques mètres de là se trouve la pancarte inscription, pour l’instant seule, mais prête à recevoir les deux mille femmes qui, le lendemain, assisteront à l’événement.

« Cet événement célèbre non seulement l’histoire de la marque en Colombie, mais aussi la transformation et la prise d’autonomie de milliers de femmes du pays aidées par la marque » déclare Silvia Gomez, qui rajoute : « Nous voulons que nos invitées soient récompensées, qu’elles vivent ce succès et que cela soit motif de célébration ». En tout 2 002 conseillères beauté venant de différentes régions du pays et 60 invités spéciaux, directeurs exécutifs de Colombie et d’autres endroits, ont accompagné la croissance de cette marque.

Le processus a nécessité de 360 jours de planification, la participation de plus de 70 personnes pour la logistique et 250 fournisseurs. L’espace choisi pour un séminaire de cette envergure est vital. La marque avait besoin d’un lieu au sein de la ville qui dispose d’espaces modernes et sûrs, équipés d’outils technologiques correspondants au public et au thème.

La Colombie est de mieux en mieux préparée à cet égard. En ce sens, l’International Congress and Convention Association (ICCA), a octroyé la 29 ème place à la Colombie, avant des pays comme le Chili, la Russie, la Nouvelle-Zélande et l’Afrique du Sud. Cette association publie un rapport statistique intitulé Country & City Rankings for 2018, qui analyse le nombre de congrès internationaux organisés dans 165 pays afin de calculer les avantages compétitifs de chacun d’eux dans ce secteur.

Cette place, le pays l’a gagnée grâce à ses plus de 500 salles, ses 27 Palais des congrès, ses 455 hôtels avec salles de réunions et 117 espaces non traditionnels. En outre, le travail minutieux des opérateurs experts a permis une organisation impeccable pour que les invités puissent simplement profiter de l’événement sans se soucier d’autre chose.

Ágora est l’exemple de ce secteur en Colombie. L’édifice est le résultat d’un appel d’offre auquel ont participé plus de 110 entreprises nationales et internationales. Le projet gagnant a été présenté par l’espagnol Estudio Herreros et par l’architecte colombien Daniel Bermúdez. C’était une proposition ambitieuse : 12 000 mètres carrés utiles à l’intérieur du bâtiment composés de grandes zones de circulation et de séjour, 18 salons d’une capacité de vingt personnes ou plus, jusqu’aux 4 000 personnes de l’auditorium, situé au cinquième étage. Le bâtiment dispose d’ascenseurs communs et de montecharge, d’une capacité allant jusqu’à 6 tonnes.

Il dispose également d’une cuisine principale au premier sous-sol et de deux cuisines annexes par étage afin de préparer et distribuer des plats à un gigantesque volume de participants.

De plus, Ágora Bogotá est directement relié au site de Corferias, le siège d’Expoartesanías et du Salon international du livre, deux des plus grands salons annuels. La ville et ses communes environnantes offrent également d’autres espaces tels que le Centre de convention Tequendama, le Centre de convention Compensar de la Avenida 68, le Centre de convention Sheraton, le Château Marroquín, le Jardin botanique José Celestino Mutis et la Cathédrale de sel de Zipaquirá. En effet, ces salles ont permis à Bogota de capter 46 des 147 congrès de type ICCA, organisés en Colombie en 2018. Cela a valu à la capitale la sixième place en Amérique latine dans cette catégorie d’événements, après Buenos Aires, Lima, São Paulo, San José du Chili et Panama City.

Les congrès et conventions organisés en Colombie sont possibles grâce à une synergie transversale entre les agences évènementielles, les hôtels et les organisateurs professionnels de congrès du pays. Cette synergie repose sur un principe simple : dans l’industrie colombienne de l’événementiel, le fournisseur le plus fort n’est pas le gagnant, mais c’est celui qui complète au mieux les autres. Puis, afin de garantir de bons résultats, aucun détail n’est à laisser de côté. Dans le cas du séminaire Mary Kay 2020, Elvira Rocha, propriétaire de Hana, le fleuriste chargé l’événement, explique : « qu’ici, nous devons livrer environ 400 compositions florales. Et de toutes sortes : centres de table, pour murs, bouquets pour les salons. Des choses très différentes. J’ai 16 employés en tout. Nous avons tout mis en place en 3 jours car les fleurs sont très fragiles et il faut pouvoir garantir la qualité et beauté de toutes les compositions. La Colombie possède un très fort potentiel. Grâce à la diversité des climats et des régions, l’on trouve de tout. Ici, nous utilisons plus de dix fleurs différentes : roses, godetias, oeillets, branches d’eucalyptus, solidasters, anthuriums. C’est fantastique, même si cette fois-ci, il y avait tellement d’exportations pour la Saint-Valentin qu’il n’y avait pas grand choix ».

Mujer terminando arreglo floral para una convención — Foto por Alejandra Mar

Le Séminaire Mary Kay 2020 se déroule dans l’auditorium, au cinquième étage d’Ágora. Trois jours avant l’événement, une vingtaine d’employés se trouvent à l’extrémité est de l’espace, devant l’une des deux baies vitrées de la façade. Le montage de la scène et des lumières commençait à peine. Il semble que la polyvalence de l’auditorium est beaucoup plus facile à saisir. Il s’agit d’une immense salle qui offre de multiples emplacements pour toutes sortes de lumières, de cabines de son, d’écrans et de décorations, au sol ou à suspendre sur des rails au plafond. Rien ne semble restreindre l’imagination des producteurs. C’est un espace polyvalent, avec une plate-forme mobile et une équipe créative. Vingt-quatre heures avant le début de l’événement Mary Kay, il y a déjà deux mille chaises, une large scène avec plusieurs accès, avant et arrière, et des escaliers éclairés, trois écrans en arrière-plan et deux autres suspendus au plafond au milieu de l’auditorium. Outre la trentaine de lumières, les projecteurs et un grand nombre d’équipements de sonorisation, à ce stade, l’équipe logistique répète la danse des lumières et effectue les tests son avec l’équipe Mary Kay qui passe en revue ce qui sera la présentation de leurs lauréats.

C’est un effort inlassable et un timing précis. C’est ainsi que Kamila Caselles, coordinatrice commerciale d’Ágora Bogota, le décrit : « Pour cet évènement, par exemple, 2 065 déjeuners servis à table étaient prévus. C’est un niveau de complexité additionnel pour le service. Cela semble simple, mais gérer ces volumes, c’est autre chose. Il ne s’agit pas d’un libre-service avec un buffet. Il faut respecter des temps de préparation et des températures, sans se tromper. Vous cuisinez en bas, vous montez par les ascenseurs et tout est assemblé dans les cuisines annexes, à chaque étage, avant de servir. Le défi réside dans le fait de ne jamais prendre de retard. Et pour ce faire, l’expérience joue un rôle fondamental ».

Asistentes de sonido apoyando evento en Ágora Bogotá — Foto por Alejandra Mar

Au fil des ans, la Colombie est devenue un exemple en matière de service pour tous les types de public. Elle a accueilli des événements majeurs tels que le Hay Festival, le Festival international de musique, le Festival international du cinéma de Carthagène des Indes ou le Festival international du film de Cali, pour ne citer que quelques exemples culturels dans deux villes colombiennes. Sans compter les nombreux autres événements qui ont eu lieu dans le pays ces dernières années, comme le Congrès latino-américain sur les transports publics et urbains en 2018 et le Sommet mondial des villes en 2019, qui se sont tenus à Medellin, ou le 16 ème Sommet mondial des prix Nobel de la paix et le One Young World, la réunion la plus importante des jeunes leaders du monde, qui se sont tenus à Bogota en 2018 et 2017. Tous témoignent du dynamisme et de la grande expérience du pays en matière de festivals, de conventions et de grands événements.

Kamila souligne que le travail en amont pour un événement de cette envergure commence bien avant la production elle-même. « Il faut étudier, connaître leurs besoins afin de créer un lien. Votre client doit se rendre compte qu’il peut vraiment compter sur vous et que la production est entre de bonnes mains. C’est ce qui se passe lors de la négociation, qui est l’étape précédente ».

Alors que nous nous promenons dans l’une des salles à manger où une douzaine de serveurs dressent les tables à manger, je lui demande si elle n’a pas de mal, lors d’une négociation, à établir un lien chaleureux avec un étranger. « Le fait d’avoir tout planifié et de réaliser que vous avez déjà eu quelques difficultés est ce qui donne confiance au client car vous montrer qu’il n’y a rien qui ne puisse être résolu et ceci lui donne envie de travailler avec vous ». Nous, les colombiens, sommes très ingénieux, pleins de ressources et pouvons résoudre toutes sortes de situations. L’objectif est que le client sente que chaque peso qu’il a déboursé en valait la peine. C’est comme cela que nous y arrivons. Ils sont ravis. Par exemple, avec Mary Kay, nous parlons déjà de l’année prochaine et de l’année suivante ».

À la fin de notre conversation, je lui demande pourquoi les clients reviennent, sachant que c’est un marché difficile, où la concurrence est internationale. « L’expérience vécue, ne s’obtient pas seulement avec des équipements ou des infrastructures. Vous lui fournissez tout cela et un service impeccable, bien sûr, mais surtout vous construisez un lien d’amitié chaleureuse avec le client. C’est très colombien, c’est notre façon de faire ».

Lieux idéaux pour de grands événements

La Colombie est un pays de rencontres. Non seulement le pays rassemble une diversité culturelle et naturelle en un seul endroit, mais il rassemble aussi des visiteurs d’horizons différents autour d’intérêts communs. Des milliers de visiteurs se retrouvent pour de multiples congrès et conventions. Cette dynamique, qui s’étend sur plusieurs régions, a conduit à la construction d’une infrastructure qui répond à une croissance constante.

La Colombie dispose de 530 salles pour vos événements, dont des palais des congrès, des hôtels avec salons et des parcs d’expositions. Les événements organisés dans le pays, tels que le XVIe sommet mondial des prix Nobel de la paix, la réunion du Comité mondiale de la FIFA et One Young World, ont rassemblé plus de 5 000 participants, généré près de 2 500 emplois et montré que le pays dispose des capacités nécessaires pour organiser de grandes réunions.

Si notre pays est la destination choisie pour votre prochain événement, l’étape suivante consiste à contacter Pro-Colombia ou les bureaux des congrès locaux, qui sont prêts à vous fournir une assistance spécialisée et à vous mettre en lien avec les entreprises pouvant répondre au mieux à vos besoins. Pour l’instant, découvrez ce que les villes les plus importantes du pays ont à offrir et donnez libre cours à votre rêve de congrès ou convention en Colombie.