Hinter den Kulissen eines großen Kongresses

Mary Kay-Seminar 2020

Viele Hände ermöglichen es, dass die in Kolumbien organisierten Kongresse und Tagungen hohe Qualitätsstandards erreichen. Die Vorproduktion und Montage dieser Veranstaltung zur Schönheits- und Frauenpflege ist die Bühne, auf der die Arbeit dieses wertvollen Humankapitals gewürdigt wird.

Bogotá ist der Veranstaltungsort für eine Vielzahl von Kongressen und Tagungen. Sie verfügen über eine ausreichende Kapazität und komplette Einrichtungen, die in der Stadt in Betrieb sind. Im Inneren dieser Strukturen treffen täglich Tausende von Menschen zusammen, die sich um eine gemeinsame Aktivität oder einen gemeinsamen Traum versammeln. Um sie herum arbeiten Hunderte von anderen Menschen daran, dies zu ermöglichen. An einem sonnigen Februarmorgen, an dem sich die Stadt in ihrem intensiven Tempo bewegt, bereitet sich das Agora Convention Center auf den Beginn des Mary Kay 2020-Seminars vor.

Nur noch 24 Stunden vor dem Start zirkuliert Silvia Gomez, Mary Kays Betreuerin für Sonderveranstaltungen und Anerkennungen, unter den beteiligten Teammitgliedern in allen Einzelheiten. Etwa zwanzig Personen arbeiten an einer Gruppe von Tafeln, die im ersten Stock mit den charakteristischen Farben der Make-up- und Schönheitsmarke bedruckt sind. Wenige Meter entfernt befindet sich das Registrierungsschild, vorläufig allein, aber bereit, die zweitausend Frauen, die am nächsten Tag an der Veranstaltung teilnehmen, zu empfangen.

„Das Konzept dieser Veranstaltung ist es, nicht nur die Geschichte zu feiern, die die Marke in Kolumbien hat, sondern auch die Transformation und das Empower-ment zu würdigen, das Tausende von Frauen in unserem Land dank der Chance, die ihnen die Marke gegeben hat, erreicht haben“, sagt Silvia Gomez und betont dann: „Die Erfahrung, die wir unseren Gästen mit auf den Weg geben wollen, ist eine Erfahrung der Anerkennung, des Erfolgs und des Feierns“. Es gibt 2.002 Schönheitsberater aus verschiedenen Teilen des Landes und 60 besondere Gäste, Geschäftsführer aus Kolumbien und anderen Orten, die das Wachstum dieser Marke begleitet haben.

Der Prozess umfasste 360 Tage Planung, die Beteiligung von mehr als 70 Personen in der Logistik und einen Stab von 250 Lieferanten. Unter den wichtigsten spezifischen Bedürfnissen einer Veranstaltung wie dieser ist der Ort entscheidend: der Ort innerhalb der Stadt, der über moderne und sichere Räume verfügt, die mit den technologischen Hilfsmitteln entsprechend dem Publikum und dem Thema ausgestattet sind.

Kolumbien ist in dieser Hinsicht zunehmend besser vorbereitet. Die International Congress and Convention Association (ICCA) hat in ihrem Statistikbericht „Country & City Rankings for 2018“, einer Skala, die misst, wie viele internationale Kongresse in 165 Ländern abgehalten wurden, und die zur Berechnung der Wettbewerbsvorteile dieser Nationen in diesem Sektor herangezogen wird, Kolumbien auf Platz 29 geführt und damit Länder wie Chile, Russland, Neuseeland und Südafrika übertroffen. Das Land hat sich diese Position dank seiner mehr als 500 Veranstaltungsorte verdient, die sich auf 27 Kongresszentren, 455 Hotels mit Sälen und 117 nicht-traditionelle Standorte in mehreren Städten verteilen. Darüber hinaus konzentrierte sich die sorgfältige Arbeit der sachkundigen Operatoren auf die tadellose Organisation der Veranstaltung und auf die Auswahl jedes Aspekts, damit die Gäste einfach das Programm der Veranstaltung genießen können, ohne sich um irgendetwas zu kümmern.

Ágora ist ein Beispiel für diese Industrie in Kolumbien. Das Gebäude war das Ergebnis eines Wettbewerbs, an dem mehr als 110 nationale und internationale Firmen teilnahmen. Das Siegerprojekt wurde von Estudio Herreros aus Spanien und dem kolumbianischen Architekten Daniel Bermúdez vorgestellt. Es handelt sich um einen Vorschlag, der hoch gesteckt ist: 12.000 nützliche Quadratmeter innerhalb des Gebäudes, angeordnet zwischen großen Verkehrs- und Aufenthaltsbereichen, 18 Säle mit Kapazitäten von zwanzig bis 4.000 Personen, die in das Auditorium passen, das sich im fünften Stock befindet; Ágora verfügt über Gemeinschafts- und Lastenaufzüge mit einer Kapazität von bis zu 6 Tonnen sowie elektrische und konventionelle Treppen, sie hat eine Hauptküche im ersten Untergeschoss des Gebäudes und zwei Satellitenküchen pro Stockwerk, die unter anderem die Zubereitung und Verteilung von Essen für eine gigantische Anzahl von Assistenten ermöglichen.

Darüber hinaus ist Ágora Bogotá direkt mit dem Veranstaltungsort Corferias verbunden, dem Sitz der Expoartesanías und der Internationalen Buchmesse, zwei der größten Messen, die die Stadt jährlich zum Leben erwecken. Die Stadt und die umliegenden Gemeinden bieten auch Räumlichkeiten wie das Tequendama Convention Center, das Compensar 68th Avenue Convention Center, das Sheraton Convention Center, die Burg Marroquín, den Botanischen Garten José Celestino Mutis und die Salzkathedrale von Zipaquirá, um nur einige zu nennen. So konnte Bogotá 46 der 147 ICCA-ähnlichen Kongresse, die 2018 in Kolumbien stattfanden, für sich verbuchen. Damit belegte die Hauptstadt nach Buenos Aires, Lima, São Paulo, Santiago de Chile und Panama City den sechsten Platz auf lateinamerikanischer Ebene in dieser Kategorie von Veranstaltungen.

Die in Kolumbien stattfindenden Kongresse und Tagungen sind dank der bereichsübergreifenden Synergie möglich, die zwischen verschiedenen Akteuren wie Tagungsplanern, Hotels und professionellen Kongressorganisatoren im Land besteht. Diese Synergie beruht auf einer einfachen Prämisse: In der kolumbiani-schen Veranstaltungsindustrie überlebt nicht der stärkste Anbieter, sondern derjenige, der die anderen am besten ergänzt. Und für den Zweck der zu garantierenden Erfahrung ist kein Detail unwichtig. Im Fall des Mary Kay 2020-Seminars finden wir zum Beispiel das Zeugnis von Elvira Rocha, der Unternehmerin hinter Hana, dem Blumenladen, der für die Veranstaltung verantwortlich ist. „Hier müssen wir ungefähr 400 Vereinbarungen treffen. Und aller Art: Tafelaufsätze, Wände, Vasen für die Zimmer, ganz verschiedene Dinge. Ich habe 16 Mitarbeiter für alles. Wir bauen alles in 3 Tagen zusammen, weil die Blumen sehr anspruchsvoll sind und weil das die Zeiten sein müssen, um die Qualität und Schönheit aller Arrangements zu garantieren. Und in Kolumbien gibt es dafür ein großes Potenzial, man bekommt alles dank der Vielfalt der Klimazonen und Regionen. Allein hier verwenden wir mehr als zehn verschiedene Blumen: Rosen, Godetien, Nelken, Nelken, Eukalyptuszweige, Solidaster, Anthurien. Es ist fantastisch, auch wenn es dieses Mal so viele Exporte zum Valentinstag gab, dass die Auswahl gering war“.

Das Zentrum des Mary Kay-Seminars 2020 befindet sich im Auditorium im fünften Stock der Agora. Drei Tage vor der Veranstaltung hatten etwa zwanzig Arbeiter am östlichen Ende des Raumes, vor einem der beiden Fenster, die die gesamte Fassade durchziehen, gerade damit begonnen, die Bühne und die Beleuchtung aufzubauen. Damals schien es viel einfacher, die Vielseitigkeit des Auditoriums wahrzunehmen, ein riesiger Saal, der mehrere Standorte für alle Arten von Licht, Tonkabinen, Bildschirmen und Dekorationen bietet, die auf den Boden gestellt und an Deckenschienen aufgehängt werden können, und in dem nichts die Phantasie der Produzenten einzuschränken scheint. Ein vielseitiger Raum, eine mobile Plattform, ein kreatives Team. Vierundzwanzig Stunden vor Beginn der Mary Kay-Veranstaltung gibt es bereits zweitausend Stühle, eine breite Plattform mit mehreren vorderen und hinteren Zugängen mit beleuchteten Treppen, drei Leinwände im Hintergrund und zwei weitere, die in der Mitte des Auditoriums an der Decke aufgehängt sind, zusätzlich zu etwa dreißig Lichtern, Projektoren und der gleichen Anzahl an Tonausrüstung; zu diesem Zeitpunkt probt das Logistikteam den Tanz der Lichter und führt zusammen mit dem Mary Kay-Team, das die Präsentation ihrer Ehrengäste überprüft, die Soundtests durch.

Es ist eine ununterbrochene Anstrengung und ein präzises Timing. So beschreibt es Kamila Caselles, die kaufmännische Koordinatorin von Ágora Bogotá: „Bei dieser Veranstaltung sind zum Beispiel 2.065 Mittagessen vorgesehen, und die alle gehen an den Tisch. Dies ist die höchste Stufe der Dienstleistungskomplexität. Es scheint einfach, aber über diese Breitbände nachzudenken, ist etwas anderes. Es handelt sich nicht um eine Selbstbedienung mit einer Bar. Sie müssen Lieferzeiten und Temperaturen einhalten, keine Fehler machen. Sie kochen unten, fahren die Speisenaufzüge hoch und versammeln sich in den Satellitenküchen auf jedem Stockwerk, um zu servieren. Ziel und Herausforderung ist es nie, die Agenda zu bestrafen. Und hier spielt die Sicherheit, die uns die Erfahrung gibt, eine sehr wichtige Rolle.

Im Laufe der Jahre hat sich Kolumbien zu einem Beispiel für die Dienstleistungskapazität für alle Arten von Publikum entwickelt. Es war Gastgeber großer Veranstaltungen wie des Hay-Festivals, des Internationalen Musikfestivals und des Internationalen Filmfestivals in Cartagena de Indias oder des Internationalen Filmfestivals von Cali, um nur einige Beispiele für das kulturelle Segment in zwei kolumbianischen Städten zu nennen. Und dabei sind die vielen anderen Veranstaltungen, die in den letzten Jahren im Land stattgefunden haben, nicht mitgezählt, wie zum Beispiel der Lateinamerikanische Kongress für öffentlichen und städtischen Nahverkehr 2018 und der Weltgipfel der Städte 2019 in Medellín oder der 16. Weltgipfel der Friedensnobelpreisträger und der One Young World, das wichtigste Treffen von Jugendleitern in der Welt, die 2018 und 2017 in Bogotá stattfanden. Dies alles zeugt vom pulsierenden Leben des Landes und seiner umfangreichen Erfahrung im Hinblick auf Festivals, Kongresse und Großveranstaltungen.

Kamila weist darauf hin, dass die Arbeit hinter einem Ereignis dieser Dimensionen lange vor der eigentlichen Produktion beginnt. „Man muss studieren, ihre Bedürfnisse kennen, um eine Verbindung herzustellen. Ihr Kunde muss erkennen, dass er sich wirklich auf Sie verlassen kann und dass er die Produktion in guten Händen hinterlässt. Das geschieht in der Verhandlung, die der vorherige Schritt zu dem ist, was Sie sehen“.

Als wir durch einen der Speisesäle gehen, in denen ein Dutzend Kellner die zahlreichen Besteckteile auslegen, frage ich sie, ob es ihr nicht schwer fällt, in einer Verhandlung mit einem Fremden ein warmes Band zu knüpfen. „Denken Sie nicht, dass die Tatsache, dass Sie alles bereit haben und sich bewusst sind, dass Sie bereits Schwierigkeiten in der Situation hatten, dem Klienten das Gefühl gibt, dass es nichts gibt, was er nicht vorhersehen und mit Ihnen arbeiten kann. Wir Kolumbianer sind sehr einfallsreich und spontan und können alle möglichen Situationen lösen. Das Ziel ist, dass Sie das Gefühl haben, dass jeder Peso, den Sie bezahlt haben, es wert war, und wir bekommen den Rückkauf in der Regel zurück. Sie sind begeistert. Bei Mary Kay zum Beispiel sprechen wir bereits über das nächste Jahr und das Jahr danach“.

Am Ende unseres Gesprächs frage ich sie, warum sie glaubt, dass die Kunden wiederkommen, wo sie doch weiß, dass es ein schwieriger Markt ist, auf dem die Konkurrenz international ist. „Die Erfahrung, die sie machen. Das wird nicht nur mit Ausrüstung oder Infrastruktur erreicht. Wir versorgen sie damit und natürlich mit dem tadellosen Service, aber vor allem mit der Wärme und Intimität, die Sie mit ihnen aufbauen. Und das ist etwas, das Sie hier in Kolumbien finden, es ist etwas, das uns sehr gehört“.

Ideale Veranstaltungsorte für Großveranstaltungen

Kolumbien ist ein Land der Begegnungen. Sie bietet nicht nur einen Kontrast zwischen kultureller und natürlicher Vielfalt an einem einzigen Ort, sondern zieht auch Besucher mit unterschiedlichem Hintergrund und gemeinsamen Interessen an, es sind Tausende von Besuchern, die sich auf mehreren Konferenzen und Kongressen treffen. Diese Dynamik, die sich über mehrere Regionen erstreckt, hat zum Aufbau einer Infrastruktur geführt, die auf ein stetiges Wachstum reagiert.

Kolumbien verfügt über 530 Veranstaltungsorte im Dienste dieser Veranstaltungen, darunter Veranstaltungs- und Kongresszentren, Hotels mit Hallen und Messegeländen. Im Land organisierte Veranstaltungen wie der XVI. Weltgipfel der Friedensnobelpreisträger, der FIFA-Weltrat und One Young World brachten mehr als 5.000 Teilnehmer zusammen, schufen fast 2.500 Arbeitsplätze und machten deutlich, dass das Land über die notwendigen Kapazitäten verfügt, um groß angelegte Tagungen abzuhalten.

Wenn unser Land als Ziel für Ihre nächste Veranstaltung ausgewählt wurde, ist der nächste Schritt die Kontaktaufnahme mit ProColombia oder den örtlichen Kongressbüros, die bereit sind, Ihnen fachliche Unterstützung zu leisten und mit den Unternehmen und Akteuren zu kommunizieren, die am besten auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Finden Sie vorerst heraus, was die wichtigsten Städte des Landes zu bieten haben, und lassen Sie dem Traum, einen Kongress oder eine Tagung in Kolumbien abzuhalten, freien Lauf.