Nos bastidores de uma grande convenção

Seminário Mary Kay 2020

São muitas as mãos que fazem possível que os congressos e convenções organizados na Colômbia atinjam altos padrões de qualidade. A préprodução e montagem deste evento de beleza e cuidado feminino é o cenário para reconhecer o trabalho desse valioso capital humano.

Asistentes al seminaria Mary Kay 2020 disfrutando en el centro de convenciones Ágora — Foto por Alejandra Mar

Bogotá é a sede de uma ampla variedade de congressos e convenções. Grandes lugares com ampla capacidade e equipamentos completos e de alta tecnologia operam na cidade. No interior dessas estruturas, milhares de pessoas convergem diariamente reunidas em torno de uma atividade ou de um sonho comum. Ao redor delas, centenas de outras pessoas trabalham para tornar isso possível. Durante uma ensolarada manhã de fevereiro, enquanto a cidade se move em um ritmo intenso, o Centro de Convenções Ágora se prepara para o início do Seminário Mary Kay 2020.

Faltando apenas 24 horas para o início do evento, Silvia Gómez, supervisora de eventos especiais e reconhecimentos da Mary Kay, circula entre os membros da equipe que intervém em todos os detalhes. No primeiro andar, cerca de vinte pessoas trabalham em um grupo de painéis impressos com as cores características da marca de maquiagem e beleza. A poucos metros de distância está o balcão de cadastro, por enquanto solitário, mas pronto para receber no dia seguinte as duas mil mulheres que estarão presentes no evento.

“O conceito deste evento é celebrar não apenas a história da marca na Colômbia, mas também aplaudir a transformação e o empoderamento que milhares de mulheres alcançaram em nosso país, graças à oportunidade que a marca lhes ofereceu”, diz Silvia Gómez, e em seguida destaca: “A experiência que queremos que as nossas convidadas levem consigo é a de reconhecimento, sucesso e realização”. São 2.002 consultoras de beleza vindas de diferentes partes do país e 60 convidadas especiais, diretoras executivas da Colômbia e de outros lugares que acompanharam o crescimento dessa marca.

O processo levou 360 dias de planejamento e envolveu a participação de mais de 70 pessoas em logística e uma equipe de 250 fornecedores. Entre as necessidades específicas mais relevantes de um evento como esse, o lugar onde se realiza é vital: a localização dentro da cidade, que possua espaços modernos e seguros, dotados e equipados com ferramentas tecnológicas de ponta que devem ir de acordo com o público e com o tema.

Nesse quesito, a Colômbia está cada vez melhor preparada. A International Congress and Convention Association (ICCA), no seu Statistics Report Country & City Rankings de 2018, uma escala que mede quantas conferências internacionais foram realizadas em 165 países a qual é usada para calcular as vantagens da concorrência dessas nações no setor, outorgou à Colômbia o 29º lugar, superando países como o Chile, a Rússia, a Nova Zelândia e a África do Sul. Um lugar que o país conquistou graças aos seus mais de 500 espaços para eventos dos quais 27 são centros de convenções, 455 hotéis com salões e 117 espaços não tradicionais em várias cidades. Claro, por trás de tudo isso está o trabalho dedicado e cuidadoso de profissionais focados em cada detalhe e na organização impecável e perfeita, para que os convidados possam simplesmente desfrutar das programações do evento sem terem que se preocupar com nada.

O centro de convenções Ágora é um exemplo dessa indústria na Colômbia. O prédio foi o resultado de um concurso no qual mais de 110 empresas nacionais e internacionais participaram. O projeto vencedor foi apresentado pelo Estudio Herreros da Espanha e pelo arquiteto colombiano Daniel Bermúdez. É uma proposta que visa o topo: 12.000 metros quadrados no interior do prédio que estão aptos para grandes áreas de circulação e permanência, 18 salões com capacidades que variam entre 20 a 4.000 pessoas no auditório que está localizado no quinto andar; possui elevadores comuns e de carga, com capacidade de até 6 toneladas, escadas rolantes e convencionais, uma cozinha principal no subsolo e duas cozinhas satélite por andar as quais permitem preparar e distribuir alimentos para um volume gigantesco de participantes , entre outras instalações.

Além disso, Ágora Bogotá se conecta diretamente ao campus de Corferias, à casa de Expoartesanías e à Feira Internacional do Livro, duas das maiores feiras que anualmente enchem de vida a cidade. A cidade e seus municípios vizinhos também oferecem espaços como o Centro de Convenções Tequendama, o Centro de Convenções Compensar Avenida 68, o Centro de Convenções Sheraton, o Castillo Marroquín, o Jardim Botânico José Celestino Mutis e a Catedral de Sal de Zipaquirá, entre outros. De fato, isso permitiu a Bogotá capturar 46 dos 147 congressos do tipo ICCA realizados na Colômbia em 2018, o que posicionou a capital em sexto lugar na América Latina em realizar eventos dessa categoria, caminhando ao mesmo ritmo que Buenos Aires, Lima, São Paulo, Santiago do Chile e Cidade do Panamá.

Os congressos e convenções realizados na Colômbia são possíveis graças à sinergia transversal que existe entre diferentes atores, como meeting planners, hotéis e organizadores profissionais de congressos e conferências. Essa sincronia parte de uma premissa simples: na indústria colombiana de eventos não sobrevive o fornecedor mais forte, sobrevive aquele que trabalha engajado e se complementa com os demais. Em consequência da vasta experiência, nenhum detalhe é menor ou passa desapercebido. No caso do Seminário Mary Kay 2020, escutamos por exemplo o depoimento de Elvira Rocha, a empresária por trás de Hana, a floricultura responsável pelo fornecimento e decoração do evento. “Aqui temos que montar aproximadamente 400 arranjos de todos os tipos: arranjo de mesas, decoração de paredes, grandes vasos para os salões, coisas muito diferentes. Para toda essa logística, conto com a ajuda de 16 colaboradores e conseguimos montar tudo em 3 dias, porque as flores são muito delicadas e exigentes e esse é o tempo máximo para garantir a qualidade e a beleza de todos os arranjos. A Colômbia tem um grande potencial para eventos com esse tipo de decoração graças a sua diversidade de climas e regiões; somente neste evento estamos usando mais de dez flores diferentes: rosas, flor-de-cetim, cravos, craveiros, galhos de eucalipto, mosquitinhos, antúrios. Nesta temporada houve tanta exportação de flores devido ao dia de San Valentin que não tínhamos muitas variedades para escolher e mesmo assim a decoração ficou fantástica.

Mujer terminando arreglo floral para una convención — Foto por Alejandra Mar

O centro do Seminário Mary Kay 2020 foi organizado no auditório do quinto andar do Ágora. Três dias antes do evento, cerca de vinte operários na ponta leste do espaço, em frente a uma das duas grandes janelas que atravessam toda a fachada trabalhavam no que era apenas o início da montagem do palco e das luzes.

Então, parecia muito mais fácil perceber a versatilidade do auditório, um salão enorme que oferece vários espaços que comportam todo tipo de luzes, cabines de som, telas e decorações que podem ser feitas no chão, nas paredes ou penduradas no teto, onde nada parece restringir a imaginação dos produtores. Um espaço versátil, um palco móvel, uma equipe criativa.

Faltando 24 horas para o início do evento Mary Kay, já existem duas mil cadeiras, um amplo palco com vários acessos dianteiros e traseiros e escadas iluminadas, três telas ao fundo e duas suspensas no teto no meio do auditório, além de umas trinta luzes, projetores e outros tantos equipamentos de som; nesse ponto, a equipe de logística ensaia a dança de luzes e realiza os testes de som em conjunto com a equipe da Mary Kay que analisa qual será a apresentação das suas homenageadas.

Trata-se de um esforço incansável e tempos precisos. É assim que Kamila Caselles, coordenadora comercial do Ágora Bogotá, descreve: “Por exemplo, este evento tem 2.065 almoços programados, os quais serão servidos na mesa. É o mais alto nível de complexidade de serviço; parece simples, mas pensar nesses volumes é outra coisa. Não é um self-service com um balcão. Tempos e temperaturas devem ser cumpridos à risca e sem erros. As refeições são preparadas no subsolo e levadas até o salão através dos elevadores destinados ao transporte de alimentos e deixadas nas cozinhas satélite onde cada prato é armado para ser servido. O objetivo e o desafio é o de seguir à risca o horário da agenda do evento. Aqui, a experiência atua um papel muito importe, é ela quem nos dá a segurança e a certeza de que tudo sairá perfeito, cumprindo com a mais detalhadas exigências do cliente”.

Asistentes de sonido apoyando evento en Ágora Bogotá — Foto por Alejandra Mar

Ao longo dos anos, a Colômbia se tornou um exemplo de capacidade de serviço para todos os públicos, foi sede eventos de grande escala, como o Hay Festival, o Festival Internacional de Música e o Festival Internacional de Cinema em Cartagena de Índias ou o Festival Internacional de Cinema de Cali, isso somente para citar apenas alguns dos segmentos culturais em duas cidades colombianas. E isso, sem contar os muitos outros eventos que ocorreram no país nos últimos anos, como o Congresso Latino-Americano de Transporte Público e Urbano em 2018 e a Cúpula Mundial das Cidades em 2019, realizada em Medellín, ou a XVI Cúpula Mundial de Prêmios Nobel da Paz e o One Young World, o encontro mais relevante de líderes juvenis do mundo, foram realizados em Bogotá entre 2017 e 2018, respectivamente.

Todos esses eventos são a prova da vida vibrante e da vasta experiência que o país tem em termos de realização de festivais, convenções e grandes eventos.

Kamila enfatiza que o trabalho por trás de um evento dessa dimensão, começa muito antes da produção em si. “Você precisa estudar, conhecer as necessidades para poder criar um vínculo. Seu cliente deve perceber que ele pode realmente contar com você e que está deixando a produção do evento em boas mãos. Isso acontece na negociação, que é o passo anterior ao que você está vendo”.

Enquanto damos uma olhada em um dos salões onde uma dúzia de garçons arruma os numerosos talheres, pergunto a um deles se ele não acha difícil estabelecer um vínculo caloroso em uma negociação com um estranho. “Não é assim, o fato de ter tudo pronto e perceber que você já passou por imprevistos e problemas é o que faz com que o cliente sinta que devido a experiência, você poderá prever qualquer imprevisto de última hora e resolvê-lo rapidamente. Nós colombianos, somos muito engenhosos, recursivos e podemos resolver todos os tipos de situações. O objetivo é que o cliente sinta que cada centavo que ele pagou valeu a pena e geralmente conseguimos isso. Nossos clientes ficam satisfeitos e maravilhados. Por exemplo, com a Mary Kay já estamos falando do evento do próximo ano e do ano que segue”.

Ao final da nossa conversa, pergunto a ele por que ele acha que os clientes voltam, sabendo que é um mercado difícil, onde a concorrência é internacional. “A experiência vivida por eles. Isso não é alcançado apenas com equipamentos ou infraestrutura; você fornece isso com um serviço impecável, é claro, mas acima de tudo com a confiança e com a intimidade que você constrói com eles, e isso é algo que você encontra aqui na Colômbia, é algo muito nosso, característico do nosso povo”.

Cenários ideais para grandes eventos

A Colômbia é um país de encontros. Além de contrastar a diversidade cultural e natural em um só lugar, também atrai visitantes de diferentes origens com interesses comuns, milhares de visitantes que se reúnem em vários congressos e convenções. Essa dinâmica, espalhada por várias regiões, levou à construção de uma infraestrutura que responde ao crescimento constante.

A Colômbia oferece 530 espaços à disposição desses eventos, dentre estes espaços estão centros de eventos e convenções, hotéis com grandes salões e recintos para feiras. Eventos organizados no país, como a XVI Cúpula Mundial de Prêmios Nobel da Paz, o Conselho Mundial da FIFA e o One Young World reuniram mais de 5.000 participantes, geraram quase 2.500 empregos e deixaram claro que o país tem as capacidades necessárias para realizar reuniões em larga escala.

Se o nosso país for o destino escolhido para o seu próximo evento, o passo seguinte é entrar em contato com a organização ProColombia ou com os escritórios de convenções locais que estão prontos para fornecer ajuda especializada e se comunicar com as empresas e atores de acordo com as suas necessidades. Por enquanto, confira o que as cidades mais importantes do país têm a oferecer e realize o sonho de fazer um congresso ou convenção na Colômbia.